برنامه ریزی نیروی انسانی به سازمان کمک می کند تا از وضعیت نیروی انسانی خود، نیروهای مازاد، کمبود نیروی انسانی در بخش های مختلف و یا در تعادل بودن آن ها اطمینان حاصل کند، و مطمئن شود کارکنان مناسب در مشاغل مناسب و در زمان مناسب منصوب شده اند. برنامه ریزی نیروی انسانی به سازمان کمک می کند تا تغییرات سازمانی و محیطی مرتبط با فعالیت های خود را با حداقل هزینه ها مورد ارزیابی قرار داده و نسبت به انطباق وضعیت سازمان با تغییرات رخ داده با حداقل هزینه اقدام نماید. برنامه ریزی نیروی انسانی سبب حصول اطمینان از وحدت و انسجام رو به فعالیت های پرسنلی می گردد. بر همین اساس که لزوم ارائه مدلی جامع و کار آمد که بتواند تمامی مولف های برنامه ریزی نیروی انسانی را به طور هماهنگ پوشش دهد ، ضرورتی اجتناب ناپذیر است. برنامه ریزی نیروی انسانی بخش مهمی از پشتیبانی پس از فروش زمینه خدمات با تضمین خدمات است. نیروی انسانی به منزله مهم ترین منابع هر سازمانی است.( Qunhong Tang and others) در عصر حاضر کمتر جامعه ای را می توان یافت که اداره امور مختلف آن بدون برنامه ریزی به طور اعم و برنامه ریزی نیروی انسانی به طور اخص امکان پذیر باشد. تحقق یافتن اهداف یک سازمان نیازمند طراحی و برنامه ریزی کامل و جامعی است که در آن کلیه نیازمندی ها و منابع تامین آن ها حتی الامکان مورد پیش بینی قرار گیرد. بدیهی است که برنامه ریزی در هر یک از این امور بدون پیش بینی نیروی انسانی مورد نیاز و نحوه تامین ، تربیت و توزیع صحیح آن ، قرین موفقیت نخواهد بود. با برنامه ریزی نیروی انسانی ، ضمن پیش بینی نیازهای آتی پرسنل، استفاده بهینه از نیروی انسانی موجود و انتخاب صحیح کارکنان ، زیربنای آینده یک سازمان به خوبی برنامه ریزی خواهد شد . برنامه ریزی نیروی انسانی در هریک از ابعاد خود سهم موثری در پی ریزی این بنا برعهده خواهد داشت و استفاده صحیح از کارکنان ، مورد توجه خاص قرار گیرد. با توجه به اینکه هر گونه پیشرفت اقتصادی مرهون برنامه ریزی دقیق نیروی انسانی در سطح سازمان است.
امروزه خطوط اصلی برنامه ریزی آموزشی و تامین نیروی انسانی مورد نیاز در سازمان های مختلف ، تابع برنامه ریزی نیروی انسانی شده است. بدون شک مهمترین منبع هر سازمان ، نیروی انسانی آن است عوامل تشکیل دهنده این نیرو ، موجودات با احساس و شعوری هستند که چنانچه انگیزش کافی داشته باشند توان، استعداد و مهارت خود را در خدمت سازمان بکار خواهند گرفت و چرخ های آن را به حرکت در خواهند آورد . بنابراین موفقیت و پیشرفت هر سازمان به نیروی انسانی آن بستگی مستقیم دارد. بنابراین برای تامین ، نگهداری و آموزش نیروی انسانی مورد نیاز هر سازمان باید برنامه ریزی نمود، اما نیروی انسانی مانند سایر منابع سازمان نیست که چون در اختیار سازمان قرار گرفت برای همیشه در آن بماند بلکه پیکره آن را انسانهای مختاری تشکیل می دهند که ممکن است به دلایل گوناگون سازمان را ترک کنند. لذا برای نیروی انسانی بعد از تجزیه و تحلیل شغل از مهمترین وظایف مدیریت منابع انسانی به حساب می آید.
تعریف برنامه ریزی نیروی انسانی (HRM):
به زعم علمای منابع انسانی ، باید بر استراتژی برنامه ریزی نیروی انسانی به عنوان وسیله ای که بطور مستقیم در تحقق اهداف سازمان نقش دارد ، تاکید و توجه خاصی مبذول نمود. زیرا به عقیده این دانشمندان از طریق برنامه ریزی نیروی انسانی، مدیران قادر خواهند بود تا افراد مناسب را در زمان و محلی مناسب در خدمت داشته باشند، تا هم در جهت تحقق اهداف سازمان و هم تحقق اهداف فردی هر انسان شاغل با موفقیت روبرو شوند .
اهمیت برنامه ریزی نیروی انسانی
- برنامه ریزی متوالی استمرار رهبری را تسهیل و تضمین می کند که اگر مدیران بدون برنامه ریزی سازمان را ترک کنند ، اختلالی در عملیات روزمره سازمان ایجاد نمی شود یا این اختلال به حداقل می رسد
- فراهم بودن کارکنان و مجموعه مهارتهای آنان در آینده برنامه ریزی استراتژیک را تسهیل می کند
- بررسی نیازمندی های شغلی و توانایی های کارکنان ، درک تغییرات ، گرایش های نیروی کار در بازار را تسهیل می سازد.
- با تعیین نیازهای کارکنان در واکنش به برنامه ریزی استراتژیک ، تخصیص منابع و برنامه ریزی بودجه را تسهیل می دهد
- سازمان با تعیین مهارتهایی برای کسب اهداف راهبردی مورد نیاز و همچنین تضمین موفقیت شغلی آتی در سازمان ، رشد و گسترش کارمندان را تسهیل می کند.
مراحل برنامه ریزی نیروی انسانی
فرایند برنامه ریزی نیروی انسانی دارای 5 مرحله می باشد که عبارتند از:
مرحله اول : بررسی اهداف آتی سازمان
مرحله دوم: بررسی وضعیت کمی و کیفی نیروی انسانی موجود در سازمان
مرحله سوم: پیش بینی تقاضاهای نیروی انسانی (یعنی برآورد میزان نیروی انسانی مورد نیاز)
مرحله چهارم: پیش بینی عرضه نیروی انسانی ( یعنی برآورد تامین نیروی انسانی مورد نیاز از منابع داخلی یا خارجی)
مرحله پنجم: مقایسه عرضه و تقاضای نیروی انسانی و تعیین سیاستهای پرسنلی سازمان بر آن اساس.
مرحله آخر ، به مقایسه احتیاجات نیروی انسانی سازمان در آینده ، وضعیت موجود سازمان پرداخته می شود نتیجه مقایسه از سه حالت خارج نیست
تعادل نیرو: یعنی موجودی نیرو با میزان مورد نیاز آینده سازمان برابری می کند در این جا اقداماتی نظیر توسعه و آموزش ، بهبود مهارت ها و افزایش توانمندی های نیروی انسانی در جهت حفظ تعادل صورت می گیرد.
کمبود نیرو: یعنی موجودی نیرو کمتر از میزان مورد نیاز آینده سازمان است.در این حالت ، اقداماتی همچون کارمندیابی از منابع داخلی و خارجی و گزینش صورت می گیرد.
مازاد نیرو: یعنی موجودی نیرو بیش تر از میزان مورد نیاز آینده سازمان است که در این صورت ، جهت تعدیل و کاهش نیرو اقداماتی مانند بازنشستگی زودرس، بازخرید، و کاهش ساعات کاری انجام می شود.