به دلیل جهانی شدن اقتصاد و بازار و رقابتی شدن محیط کسب وکار، سازمان ها به یافتن راه حل های کسب و کار بهتر با ساختارهای انعطاف پذیر و قابل اطمینان تر نیاز دارند. بسیاری از ساختارهای سازمانی و تشکیلاتی توسط سیستم های اطلاعاتی که فرآیندهای کاری را به صورت مستقیم و یا غیر مستقیم در جهت رشد و ابقاء سازمان پشتیبانی می کنند بهبود یافته اند. با اداره مؤثرتر این فرآیندها سازمان ها می توانند از طریق کاهش هزینه، افزایش تولید و بهبود سرویس دهی مشتریان به مزیت های رقابتی دست یابند. در حال حاضر سیستم برنامه ریزی منابع سازمان به عنوان یکی از جدیدترین تکنولوژی های مدیریت سازمان مطرح می باشد. سیستم برنامه ریزی منابع سازمان(ERP) مستلزم استفاده از سیستم های اطلاعاتی پیچیده ای از لحاظ مدل و تکنولوژی است. کلمه ERP در اصل مخفف واژگان Enterprise Resource Planning  یا سیستم برنامه ریزی منابع سازمان است که طیف وسیعی از فعالیت های مختلفی را که به بهبود عملکرد سازمان منتهی می شود، در بر دارد. سیستم برنامه ریزی منابع سازمان سیستم اطلاعاتی یکپارچه ای است که فرآیندهای اصلی و فعالیت های عمده سازمان را پشتیبانی کرده و امکان برنامه ریزی و کنترل منابع سازمان را فراهم می کند. این سیستم یک سیستم میان وظیفه ای سازمان است که توسط مجموعه های یکپارچه بخش های نرم افزاری اداره شده و فرآیندهای اصلی درونی کسب وکار یک شرکت را پشتیبانی می کندظرفیت سیستم برنامه ریزی منابع سازمان در یکپارچه کردن و اطلاعات حوزه های عملکردی مختلف از طریق یک پایگاه داده متمرکز داده، سبب شده تا صاحب نظران این سیستم ها را به عنوان پیش نیاز موفقیت در قرن بیست و یک معرفی کنند.

سیستم برنامه ریزی منابع سازمان

سامانه برنامه ریزی منابع سازمان سیستمی نرم افزاری است که داده های موجود در سراسر یک سازمان را یکپارچه ساخته، به شکل مناسب و در موقع لازم در اختیار کاربران قرار می دهد. به این ترتیب  این سیستم تمامی جنبه های یک سازمان را از جمله توزیع و فروش، برنامه ریزی تولید، تهیه و تدارک مواد، مدیریت سازمان و منابع سازمانی و برنامه ریزی و کنترل تجاری را در بر می گیرد.  بر همین اساس نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمان یک مجموعه از ماژول های یکپارچه آماده راه اندازی از پیش طراحی شده و از پیش مهندسی شده است که تمام فرایندهای یک سازمان را پوشش می دهد. این سیستم به سازمان برای فعالیت در محیطی یکپارچه از نظر اطلاعاتی و فرایند گرا و اطلاعات محور کمک بسیار زیادی می کند. اجزای اصلی نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمان عبارت است از:

 سیستم عامل: این جزء به عنوان بستر اجرایی بسته نرم افزاری به شمار می رود و وظیفه کنترل شبکه کاربران را نیز بر عهده دارد.
–    پایگاه داده: این بخش وظیفه ذخیره سازی، نگهداری، تغییر، حذف و سایر امور مربوط به داده های موجود در نرم افزارها را بر عهده دارد.
–    برنامه های کاربردی: این برنامه ها همان ماژول ها و اجزای اصلی نرم افزار اعم از مالی، تولید، بهای تمام شده، انبار و … می باشند.
–    رابط کاربر: این بخش شامل فرم های ورودی، خروجی، گزارشات و به طور کلی صفحه نمایشی است که کاربر در بخش های مختلف نرم افزار با آن ها مواجه خواهد شد. اجزای رابط نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمان عبارت است از:
–    رابط و راه انداز پایگاه داده: این بخش رابط بین سیستم عامل و برنامه های کاربردی با پایگاه داده می باشد. به عبارت دیگر ارتباط بین جداول مختلف پایگاه داده را با اجزای نرم افزار ی موجود در این سیستم برقرار می کند.
–    رابط برنامه های کاربردی: این لایه جهت ترجمه توابع و ماژول های نوشته شده در نرم افزارهای موجود در سیستم برنامه ریزی منابع سازمان به کدهایی استاندارد جهت ارتباط با سیستم عامل مورد استفاده قرار می گیرد.
–    رابط سیستم عامل: در این لایه وجود پروتکل های ترجمه سیستم عامل های مختلف باعث می شود نرم افزارهای برنامه ریزی منابع سازمان بتوانند بدون آن که نیاز به تغییرات زیادی در کدنویسی داشته باشند، با انجام تغییرات جزئی در هنگام نصب نرم افزار، به راحتی با سیستم عامل مورد استفاده توسط خریدار ارتباط برقرار کرده و اجرا شود. به این ترتیب استفاده از سیستم عامل های مختلف بدون نیاز به هیچ گونه تغییر عمده در نرم افزارها امکان پذیر خواهد بود و تنها پروتکل مربوط به لایه مترجم سیستم عامل به آن اضافه خواهد شد.
سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان بر اساس یک روند تکاملی شکل گرفته اند. توسعه فناوری های رایانه، شکل گیری بازارهای جهانی و اهمیت یافتن زنجیره تأمین و ظهور سیستم های یکپارچه در سازمان های تولیدی، مهم ترین روندهای شکل گیری سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان هستند. سه اصل زیر را به عنوان فلسفه کاربرد سیستم برنامه ریزی منابع سازمان مطرح می کنند.

متدلوژی های پیاده سازی سیستم ERP:

متدولوژی های پیاده سازی چارچوبی ارائه می دهند که به کمک آن می توان نرم افزار مناسب را انتخاب و پیاده سازی کرد. متدولوژی ها نقش عمده ای را در پیاده سازی سیستم های یکپارچه ایفا می کنند و تصمیمات مدیران را نیز تحت تأثیر قرار می دهند. لذا سازمان ها تلاش می کنند متدولوژی های مختلف را با یکدیگر مقایسه کرده و از میان آن ها، متدولوژی مناسب را انتخاب کنند. باید اذعان کرد که انتخاب نوع متدولوژی استقرار سیستم برای سازمان یک تصمیم مهم و سرنوشت ساز است که می تواند ضامن عملکرد بهینه آن باشد. به طور کلی چهار متدولوژی برای پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان وجود دارد:
– یکباره (Bing Bang):
سازمان به صورت یکباره یک طرح جامع برای پیاده سازی سیستم ایجاد می کند. در این حالت نصب و استفاده از تمام بخش های سیستم به طور همزمان در تمامی واحدهای سازمان آغاز می گردد. اگر این روش به درستی اجرا گردد هزینه های یکپارچه سازی کاهش می یابد. در این روش با سیستم برنامه ریزی منابع سازمان همانند یک سیستم اطلاعاتی بزرگ رفتار می شود.
– مرحله ای (Phased):
در این روش هر یک از بخش های سیستم برنامه ریزی منابع سازمان مرحله به مرحله پیاده سازی می گردند. لذا در هر زمان تنها یکی از واحدهای سازمان درگیر پیاده سازی خواهند بود. پیاده سازی مرحله ای ریسک نصب، تنظیم و بکارگیری سیستم برنامه ریزی منابع سازمان را با محدود ساختن حوزه پیاده سازی کاهش می دهد.
– موازی (Process :(Line
هر دو سیستم به طور موازی استفاده شده و به مرور تمامی دادهها به سیستم جدید منتقل می شود.
– فرآیندی (Parallel):
در این متدولوژی، بر روی تعدادی از فرآیندهای کلیدی متمرکز می شود. بدین ترتیب نسخه های اولیه ERP تنها از عملیات مربوط به فرآیند پوشش داده شده پشتیبانی می کنند و بعد مجموعه فرآیندها تمام عملیات سازمان را در می گیرد.

سیستم برنامه ریزی منابع سازمان، نرم افزاری است که به یک سازمان اجازه می دهد تا  از یک سیستم یکپارچه برای مدیریت کردن استفاده کند. هدف این سیستم، تسهیل جریان اطلاعات میان تمامی بخش های درونی سازمان است. پیاده سازی این سیستم نه تنها هزینه ها را در بسیاری از زمینه ها در داخل سازمان کاهش می دهد، بلکه اطلاعات فوری و دقیق را برای مدیران فراهم می کند. با توجه به این که طراحی و استقرار یک سیستم جامع و یکپارچه نظیر سیستم برنامه ریزی منابع سازمان نیازمند سرمایه گذاری کلانی می باشد، لذا مطالعه، تهیه و تدارک یک طرح تحقیقاتی مناسب جهت برآورد شرایط موجود در سازمان امری لازم و ضروریست. علی رغم مزیت های قابل ملاحظه ای که سیستم برنامه ریزی منابع سازمان از آن برخوردار است ولی پیاده سازی آن توأم با هزینه و ریسک زیادی می باشد. ریسک های مختلفی از جمله ریسک انطباق با نیازهای سازمان، ریسک طولانی شدن پروژه، هزینه های پروژه و موارد دیگر که می تواند درصد عدم موفقیت اجرای این پروژه را افزایش دهد. منافع و نتایج مورد انتظار از استقرار سیستم ERP در سازمان زمانی محقق خواهد شد که همسو با اهداف و نیازهای سازمان طراحی شده و محیط سازمانی از قابلیت های مناسب برای استقرار آن برخوردار باشد. باید توجه داشت که استقرار چنین سامانه ای قابل مقایسه با بسیاری از سیستم های نرم افزاری دیگر نمی باشد؛ زیرا این سیستم فراتر از برنامه ریزی عمل کرده و با وجود تمرکز بر روی منابع سازمان، عناصر فراتر از آن را نیز تحت پوشش قرار می دهد.